誰かに伝言を頼まれた時の注意点。
伝言の内容を正しく理解し、確実に担当者に伝えること。
誰からの伝言か、誰への伝言かが分からないなどでは意味がありませんし、正確に伝わらなければ、伝言しても意味がない!
◆伝言メモを用意しこれらの内容を書きとめよう。
●電話を受けた日時
●誰に伝言すればよいのか
●相手の会社名・所属部署・名前
●用件の概略(日付や数字、固有名詞は必ず明記する)
●処理の方法(もう一度掛け直してもらえるのか、こちらから連絡を入れるのか、こちらから入れる場
合は連絡先を明記する)
●自分の名前(責任の所在を明確にするため)
書いたメモは名指人の机に置く。
その場合、なくならないように、セロテープなどで止め、目に付きやすい所に貼りましょう。
本人が帰社したときには、口頭でも必ず伝えましょう。(メールで伝えるのも有効です)
